Perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan dapat terdiri dari berbagai benda besar maupun kecil yang dipakai untuk jangka waktu yang lama. Keberadaan perlengkapan tersebut bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan agar lebih efisien dan efektif dalam bekerja. Decorus.id sudah menyiapkan beberapa rekomendasi jenis perlengkapan yang sering ada di kantor.

Rekomendasi Perlengkapan Kantor Untuk Memudahkan Pekerjaan

  1. Komputer Beserta Aksesorinya

Komputer merupakan perlengkapan yang wajib ada di kantor karena berperan mendukung seluruh aktivitas. Walaupun saat ini sebagian besar orang telah mempunyai laptop maupun komputer pribadi yang dapat digunakan untuk bekerja, perusahaan tetap harus menyediakan. Tujuannya tentu saja sebagai inventaris kantor dan memudahkan dalam penyimpanan data sehingga pekerjaan hanya perlu dilakukan di satu perangkat tanpa harus berpindah-pindah.

Selain komputer, perusahaan juga perlu menyediakan perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan karyawan lainnya sepertti CD/DVD kosong, mouse, keyboard, dan flashdisk. Dengan demikian pekerjaan akan terasa lebih mudah dan cepat.

  1. Meja dan Kursi
perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan - meja dan kursi kantor

Setiap kantor tentu memiliki meja dan kursi sebagai tempat untuk bekerja maupun menerima klien. Untuk bentuk, ukuran, serta desainnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Apakah perusahaan memiliki banyak karyawan atau hanya beberapa saja. Jika banyak akan lebih baik menggunakan meja panjang yang disekat sehingga lebih hemat biaya. Sementara jika karyawannya sedikit, gunakan meja dan kursi yang minimalis.

  1. Printer dan Scanner
perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan - printer dan scanner

Kendati saat ini sudah zamannya digital sehingga semua serba elektronik, tidak menutup kemungkinan perusahaan masih membutuhkan dokumen cetak. Maka dari itu tidak heran jika masih banyak perusahaan yang menyediakan alat print serta scaner.

Berbeda halnya dengan printer yang berfungsi untuk mencetak dokumen, scanner memiliki fungsi untuk mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital. Biasanya dibutuhkan untuk mengirim dokumen dengan pihak-pihak berada di luar kota maupun luar negeri.

  1. Perlengkapan Tulis
perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan - alat tulis kantor

Perlengkapan tulis tetap dibutuhkan meski sebagian besar dokumen diproses dengan komputer maupun ponsel. Perlengkapan yang terdiri dari buku, kertas, pulpen, penjepit kertas, highlighter, pensil, hingga sticky noter perlu disediakan di setiap meja.

Selain itu perlu juga perlengkapan berupa rak folder atau binder untuk mengarsipkan dokumen sesuai dengan klasifikasinya. Dengan demikian dokumen-dokumen terlihat lebih rapi dan lebih mudah diambil ketika dibutuhkan.

  1. Mesin Absensi

Mesin absensi dibutuhkan untu mengetahui kedisiplinan karyawan terkait jam masuk dan berapa lama durasi kerjanya. Cara kerja mesin tersebut yaitu dengan mencatat waktu kedatangan dan kepulangan karyawan.

Ada beragam jenis mesin absensi yang dapat digunakan. Versi paling lama dan banyak digunakan adalah mesin absensi dengan kartu manual atau disebut absen ceklok. Sementara untuk jenis terbaru yaitu menggunakan sidik jari, pemindaian wajah, serta kartu magnetik.

Baca Juga : 10 Rekomendasi Jenis Kursi Kantor Nyaman untuk Banyak Fungsi

  1. Perangkat Komunikasi

Hal ini merujuk perlengkapan komunikasi yang digunakan untuk kebutuhan komunikasi di dalam dan luar jaringan. Misalnya untuk komunikasi berbasis luring, perusahaan perlu menyediakan jaringan internet tanpa kabel dengan kecepatan tinggi yang bebas hambatan. Tujuannya agar komunikasi berjalan lancar terutama dengan pihak konsumen dan partner bisnis.

Perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan agar lebih cepat terdiri dari berbagai jenis termasuk telepon, faksimile, dan surat. Dengan demikian perusahaan membutuhkan perangkat telepon, kertas berkop khusus, amplop, serta kartu nama dengan identitas perusahaan yang jelas.

  1. Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi berfungsi untuk menyalin dokumen sebanyak yang diperlukan untuk menunjang operasional perusahaan. Umumnya perusahaan akan membutuhkan salinan dokumen untuk arsip data serta keperluan birokrasi.

  1. Media Presentasi
perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan - proyektor

Pekerjaan di perusahaan sering kali membutuhkan proses pencarian ide, presentasi, hingga rapat untuk menetapkan tujuan serta melakukan evaluasi. Dengan demikian untuk menunjang aktivitas tersebut, perusahaan memerlukan beberapa perlengkapan yang akan digunakan sebagai media presentasi. Di antaranya berupa layar, proyektor, papan tulis, spidol, mic, hingga speaker.

Tips Menjaga Perlengkapan Kantor Agar Mudah Digunakan

  1. Bersihkan Secara Teratur

Cara paling mudah merawat perlengkapan kantor adalah dengan membersihkannya secara teratur. Tidak hanya menghilangkan kotoran serta debu, aktivitas ini juga memberikan manfaat lain.

Di antaranya dapat mengetahui adanya kerusakan seperti kabel putus, meja usang dimakan rayap, komputer rusak, komponen CPU tidak berfungsi, dan lain sebagainya. Maka disarankan untuk membersihkan perlengkapan kantor minimal sebulan sekali secara menyeluruh agar lebih tahan lama.

  1. Gunakan Penyimpanan Rak

Untuk menjaga dokumen serta barang-barang tetap rapi dan tidak mudah rusak, gunakan rak bertingkat sebagai tempat penyimpanan. Di bagian bawah rak dapat dilapisi dengan besi maupun pallet kayu agar barang tidak langsung menyentuh lantai. Selain itu, penting juga mempertimbangkan penempatan rak, pastikan lokasi tersebut aman dari kebocoran serta serangan serangga seperti rayap dan jamur.

  1. Simpan Kembali Barang Setelah Digunakan

Mungkin kebiasaan ini terlihat cukup sepele, akan tetapi dampaknya cukup signifikan bahkan dapat membuat perusahaan rugi. Banyak karyawan yang sering kali lupa atau malas mengembalikan barang ke tempat semula sehingga banyak barang yang hilang. Tentu saja hal ini akan sangat menyulitkan terutama jika barang atau dokumen tersebut bersifat penting.

  1. Operasikan Barang Sesuai dengan Pedoman Penggunaan

Supaya perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan terbaik tahan lama dan tidak mudah rusak, pastikan untuk menggunakan barang sesuai pedoman penggunaan. Jika perlu buat SOP serta pelatihan untuk mengoperasikan alat khusus yang harganya mahal dan butuh ketelitian tinggi.

  1. Pahami Material Setiap Barang

Setiap barang memiliki karakteristik serta cara perawatan yang berbeda sehingga Anda perlu memahaminya secara baik. Sebagai contoh, perlengkapan kantor seperti kursi, lemari, dan meja terbuat dari kayu dan rawan terserang rayap.

Selain itu besar kemungkinan akan sering lembap sehingga dapat menyebabkan kerusakan. Apabila dirasa ada tanda-tanda demikian, segera lakukan perawatan agar barang-barang lebih tahan lama dan kualitasnya tetap terjaga.

Jangan lupa untuk mengatur perlengkapan kantor untuk memudahkan pekerjaan tersebut dengan benar agar meningkatkan produktivitas karyawan. Karena itulah desain interior kantor pun perlu menjadi pertimbangan.

Decorus.id menyediakan jasa desain interior kantor untuk memastikan bahwa layoutnya lebih efisien. Jika tertarik hubungi kami di nomor WA ini atau email decorusindonesia@gmail.com untuk konsultasi.